PropInspect

房東應保存哪些記錄？

為每項出租物業建立清晰的檔案。使用這份實用清單整理租賃、押金、屋況、財務、保險、許可證及溝通記錄。

這是一份用於整理文件的清單，並非普遍適用的法定文件清單或保存期限表。相關要求可能取決於物業所在地、租約及適用的計劃。

最後審閱:

租賃記錄

保存載有租賃條款，以及入住或交還物業時屋況的文件。

PropInspect 如何協助

將租約及書面通知存放在物業的「Records & Documents」文件庫。入住或退租時進行檢查，並以相片、影片及備註製作逐房屋況報告。

Security-deposit records

清楚記錄押金從收取到退還或以其他方式處理的整個過程。

查找出租物業所在州的指南

PropInspect 如何協助

將押金收據、結單及支持文件存放在物業文件庫，並使用檢查報告作為附有日期的屋況證據。各州押金規則不同；依據任何期限或指定表格行事前，請先查閱物業所在地的指南。

屋況及維修記錄

按地址及日期整理屋況記錄和物業工程文件，並一併保存。

PropInspect 如何協助

透過檢查以相片、影片及備註記錄物業狀況。將維修發票、保養文件及其他檔案存放在物業的「Records & Documents」文件庫。

相關來源: IRS 刊物 527 — 住宅出租物業

財務及稅務支持記錄

保存支持租金收入、開支及物業成本的原始文件。

PropInspect 如何協助

請在簿記系統中記錄租金及開支。PropInspect 並非會計或報稅軟件，但你可將相關收據及發票存放在物業文件庫。

相關來源: IRS — 企業記錄保存; IRS 刊物 527 — 住宅出租物業; IRS 第 583 號刊物 — 開辦業務及保存記錄

保險記錄

保存保單文件，以及索償期間建立或收到的文件。

PropInspect 如何協助

將保單及索償文件存放在物業文件庫。若輸入保單到期日，PropInspect 可在到期前 30 日顯示應用程式內提示；但不會發送電郵或推播通知。

牌照及許可證

保存適用於該物業的批准文件及檢查記錄副本。

PropInspect 如何協助

將已簽發的文件存放在物業文件庫。如文件有到期日，可輸入日期，以便在到期前 30 日查看應用程式內提示。

租客溝通記錄

保存能說明要求、通知、批准或協議內容的訊息。

PropInspect 如何協助

請在原本使用的電郵或訊息服務中保留對話。如有需要，可將副本存入物業文件庫；PropInspect 並非租客訊息服務。

常見問題

房東應保存哪些記錄？

實用的物業檔案可包括租賃文件、押金記錄、屋況及維修記錄、財務憑證、保險文件、牌照及許可證，以及重要的租客溝通記錄。本清單並非普遍適用的法定要求。

房東應保存出租物業記錄多久？

並非所有文件都適用同一保存期限。IRS 指引指出，期限取決於記錄所支持的交易、開支或事件；與物業相關的稅務記錄，可能需要保存至物業出售或處置年度的追訴時效屆滿。各州的押金及其他規則或另有要求，銷毀記錄前請查閱適用來源。

PropInspect 會否記錄租金收入及出租開支？

不會。請使用簿記系統記錄租金及開支，並準備稅務申報。PropInspect 可將支持文件的收據及發票存放在物業的「Records & Documents」文件庫，並建立物業檢查屋況報告。

PropInspect 能否在文件到期前提醒我？

你可為已存放的記錄輸入到期日。PropInspect 會在到期前 30 日顯示應用程式內提示；不會發送電郵或推播通知。

資料來源及官方指引

以下 IRS 資料支持有關聯邦稅務記錄保存的說明。各州押金規則請參閱上方的州指南；每份指南均連結至相關官方法律來源。

僅供一般參考，並非法律、稅務或保險建議。本清單不訂定文件保存期限，也不取代州、市、租約、計劃或專業人士的要求。採取行動或銷毀記錄前，請先核實適用於每項出租物業的規則。