Inspección de cambio de huéspedes en Airbnb: lista para cambios el mismo día

El tiempo entre huéspedes es la verdadera limitación

Un alquiler de largo plazo se inspecciona una o dos veces al año. Un alquiler de corto plazo con mucha demanda cambia de huéspedes varias veces por semana, a menudo con la salida a las 10 u 11 a. m. y la siguiente llegada a las 3 o 4 p. m. Todo tiene que caber en esas horas: la inspección, la limpieza, el lavado de ropa, la reposición de insumos y la preparación de la unidad, tareas que normalmente hace el personal de limpieza y no el anfitrión.

Eso cambia cómo debe ser una buena inspección. Tiene que ser rápida, idéntica cada vez y lo bastante sencilla para que el personal de limpieza la haga con un teléfono sin capacitación. Un informe de entrada con 200 fotos es la herramienta equivocada; una lista fija de tomas y un conteo rápido son la adecuada.

La secuencia de la salida a la llegada

1. Antes de tocar nada, recorre la unidad y fotografíala tal como la dejó el huésped. Este es el paso que más se omite, y es la única evidencia de los daños causados por el huésped. Una vez que empieza la limpieza, esa evidencia desaparece.
2. Anota los daños, los artículos faltantes y cualquier cosa fuera de lo común: olor a humo, más camas usadas que huéspedes en la reserva, señales de una fiesta o una mascota en un alojamiento que no admite mascotas.
3. Limpia, lava la ropa y saca la basura. Aparta todo lo que el huésped haya dejado olvidado y fotografíalo.
4. Repón los consumibles: papel higiénico, jabón, café, pastillas para el lavavajillas y todo lo demás que prometa tu anuncio.
5. Restablece el termostato, el código de la cerradura inteligente, la tarjeta del Wi-Fi, las entradas del televisor, las persianas y la caja de seguridad para llaves.
6. Toma las fotos de "listo" de la unidad limpia y preparada. Son tu punto de referencia para el siguiente huésped.

Si el siguiente huésped llega el mismo día, haz los dos primeros pasos antes que cualquier otra cosa, aunque la ropa se empiece a lavar diez minutos más tarde. Todo lo demás se puede recuperar; las fotos de salida no.

Una lista estándar de 10 fotos

Toma las mismas diez fotos en cada cambio de huéspedes, desde los mismos lugares, para que cualquier diferencia salte a la vista al comparar dos cambios:

1. La entrada, mirando hacia adentro
2. La sala, en toma amplia, desde la esquina opuesta
3. El sofá y los cojines, lo bastante cerca como para ver manchas
4. Las encimeras de la cocina y la parte superior de la estufa
5. El interior del refrigerador
6. Cada cama, tendida, con el edredón doblado hacia atrás para mostrar el protector del colchón
7. El mueble del lavabo y el espejo del baño
8. La ducha o la tina
9. Los espacios exteriores: los muebles del patio, la parrilla y la cubierta del jacuzzi
10. El termostato y la cerradura inteligente, mostrando que ya se restablecieron

Agrega acercamientos de cualquier cosa fuera de lo común y un video corto del espacio principal si algo no se ve bien.

Qué contar y probar

• Toallas, tapetes de baño y juegos de sábanas, comparados con tu nivel de existencias
• Los controles remotos, cargadores y adaptadores que ofreces
• Los artículos de cocina que los huéspedes rompen o se llevan con más frecuencia: copas de vino, tazas, cuchillos, el abrelatas y los sartenes antiadherentes
• Llaves, controles del garaje y pases de estacionamiento, si entregas alguno
• Las alarmas de humo y de monóxido de carbono (basta con probarlas presionando el botón una vez por semana), el indicador del extintor y el botiquín de primeros auxilios
• El Wi-Fi, y que las apps de streaming del televisor tengan cerrada la sesión de las cuentas del último huésped
• La química del agua y la cubierta del jacuzzi, la puerta de la piscina y el gas propano de la parrilla, si los tienes

Lleva una hoja de inventario: la cantidad de cada artículo que debe haber en la unidad. Cuando un conteo sale incompleto dos veces seguidas, por lo general se trata de algo roto que nadie mencionó y no de un robo, y vale la pena preguntarle al personal de limpieza antes de escribirle a un huésped.

Cómo establecer un estándar de cambio de huéspedes para tu personal de limpieza

La mayoría de los cambios de huéspedes los hace el personal de limpieza, así que la inspección solo es tan buena como las instrucciones que recibe. Pon la lista de tomas y los conteos en una sola página, con una foto de referencia de cada toma de "listo" para que sepan exactamente cómo debe verse, y deja una copia en la propiedad.

Acuerda de antemano qué deben informar de inmediato (cualquier cosa rota, faltante o insegura), qué arreglan por su cuenta (una perilla de gabinete floja, un foco fundido) y qué solo deben fotografiar y anotar. Paga el tiempo que toman las fotos; una inspección apresurada al final de una limpieza larga es la que pasa por alto la quemadura en la encimera.

Revisa algunos informes de cambio de huéspedes cada mes. Es la forma más rápida de detectar una toma que siempre se hace desde el ángulo equivocado o un conteo que siempre se omite.

Cómo documentar los daños de un huésped para una reclamación

Si encuentras daños, fotografíalos antes de limpiar, tanto en contexto como de cerca, y graba un video corto si son grandes o si algo dejó de funcionar. Anota la fecha y que se encontraron en la salida. Luego escríbele al huésped a través de la plataforma, describe lo que encontraste, adjunta las fotos y propón un monto. Guarda el recibo o un presupuesto de reparación.

Airbnb gestiona las solicitudes por daños a través de su Resolution Center y de su protección AirCover for Hosts, y fija un plazo para informar los daños después de la salida. Esas condiciones cambian, así que consulta las reglas vigentes para tu cuenta en lugar de fiarte de un número que recuerdes. Vrbo y otras plataformas tienen sus propios procesos y opciones de depósito por daños.

La reclamación más sólida tiene tres partes: las fotos de "listo" de antes de que llegara el huésped, las fotos de salida que muestran el daño y un recibo o presupuesto. Sin las fotos de "listo", un huésped puede alegar con razón que el daño ya estaba.

Desgaste, daños y el costo de operar

Los alquileres de corto plazo se desgastan más rápido que los de largo plazo, y no todo raspón amerita una reclamación. Muchos anfitriones fijan un umbral, como no reclamar nada por menos de $50 salvo que forme parte de un patrón, y tratan las roturas pequeñas como un costo habitual. Lo que te dan las fotos de cada cambio de huéspedes es el patrón: si el mismo brazo del sofá se ve peor cada mes, es momento de retapizarlo, no de cobrarle a un huésped.

Los registros de cada cambio de huéspedes sirven también para más que las reclamaciones a los huéspedes: permiten seguir una fuga lenta debajo de un fregadero, respaldan una reclamación al seguro, mantienen informado a un coanfitrión o al dueño y demuestran que se revisó el equipo de seguridad.

Objetos que los huéspedes dejan olvidados

Fotografía todo lo que deje un huésped, guárdalo en una bolsa y etiqueta la bolsa con las fechas de la estadía. Escríbele al huésped a través de la plataforma en lugar de llamarlo por teléfono, para que quede constancia, y acuerden cómo se le devolverá y quién pagará el envío. Guarda los objetos que nadie reclame durante un período determinado antes de donarlos o desecharlos, y nunca publiques fotos de las pertenencias de un huésped.

La inspección más detallada cada pocos meses

Una revisión rápida entre huéspedes nunca llega a ciertos lugares. Cada pocos meses, haz una inspección más detallada: debajo de las camas y los sofás, detrás del refrigerador y la lavadora, el colchón mismo debajo de su protector, la lechada y el sellador, el calentador de agua, las fechas de las alarmas de humo y el exterior del edificio. Trátala como una inspección de rutina de un alquiler de largo plazo, y programa las reparaciones para el próximo espacio libre entre reservas.

Normas locales y seguridad

Muchas ciudades y condados otorgan licencias a los alquileres de corto plazo y fijan requisitos de seguridad, como alarmas de humo y de monóxido de carbono que funcionen, un extintor, información de emergencia a la vista y límites de ocupación. La revisión entre huéspedes es el momento natural para confirmarlos. Consulta las normas de tu localidad; varían mucho y cambian con frecuencia.

Normas de depósitos según el estado

Si también alquilas a largo plazo, o si una estadía corta se convierte en un alquiler más largo, pueden aplicarse las normas estatales sobre depósitos de seguridad y sobre la relación entre propietarios e inquilinos. Nuestras guías de leyes estatales sobre depósitos de seguridad cubren las reglas sobre depósitos de cada estado.

Cómo gestionar los cambios de huéspedes con PropInspect

PropInspect funciona en el navegador del teléfono, así que no hay nada que instalar. Las habitaciones se crean a partir de la dirección, y cada cambio de huéspedes es su propia inspección, con fotos, clips de hasta 60 segundos y notas etiquetadas como Información, Reparación o Daño. La captura sigue funcionando si se cae la señal, algo importante en cabañas rurales, y sincronizas con un toque.

Cada cambio de huéspedes genera un informe con un enlace de solo lectura que puedes enviar a un coanfitrión o al dueño, quien lo abre sin cuenta, o un PDF para adjuntar a una solicitud por daños. El precio es por inspección: la primera es gratis y cada una después cuesta $0.99, así que una propiedad con ocho cambios de huéspedes al mes cuesta $7.92.

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