PropInspect

¿Qué registros debe conservar un arrendador?

Crea un expediente claro para cada propiedad en alquiler. Usa esta lista práctica para organizar los registros del arrendamiento, el depósito, el estado del inmueble, las finanzas, los seguros, los permisos y las comunicaciones.

Esta es una lista para organizar documentos, no una lista universal de documentos exigidos por ley ni un calendario de conservación. Los requisitos pueden depender de la ubicación de la propiedad, el contrato de alquiler y los programas aplicables.

Última revisión:

Registros del arrendamiento

Conserva los documentos que muestran las condiciones del arrendamiento y el estado de la vivienda en cada entrega o devolución.

Cómo encaja PropInspect

Guarda el contrato de alquiler y los avisos por escrito en el archivo Records & Documents de la propiedad. Usa una inspección de entrada o salida para crear un informe del estado de cada habitación con fotos, videos y notas.

Security-deposit records

Conserva un registro claro desde que recibes el depósito hasta que lo devuelves o le das otro destino.

Busca la guía del estado donde se encuentra tu alquiler

Cómo encaja PropInspect

Guarda los recibos del depósito, los estados de cuenta y los documentos de respaldo en el archivo de la propiedad. Usa los informes de inspección como evidencia fechada del estado del inmueble. Las reglas sobre depósitos varían según el estado; consulta la guía del lugar donde se encuentra la propiedad antes de confiar en un plazo o formulario obligatorio.

Registros del estado y mantenimiento

Organiza por dirección y fecha los registros del estado del inmueble junto con los documentos de los trabajos realizados.

Cómo encaja PropInspect

Usa las inspecciones para documentar el estado de la propiedad con fotos, videos y notas. Guarda las facturas de reparaciones, garantías y otros archivos en el archivo Records & Documents de la propiedad.

Fuentes relacionadas: Publicación 527 del IRS — Inmuebles residenciales en alquiler

Registros financieros y de respaldo fiscal

Conserva los documentos originales que respaldan los ingresos por alquiler, los gastos y los costos de la propiedad.

Cómo encaja PropInspect

Lleva los registros de alquileres y gastos en tu sistema de contabilidad. PropInspect no es un programa de contabilidad ni de preparación de impuestos, pero puedes guardar los recibos y las facturas de respaldo en el archivo de la propiedad.

Fuentes relacionadas: IRS — Conservación de registros para empresas; Publicación 527 del IRS — Inmuebles residenciales en alquiler; Publicación 583 del IRS — Cómo iniciar un negocio y llevar registros

Registros de seguros

Conserva los documentos de la póliza y los que generes o recibas durante una reclamación.

Cómo encaja PropInspect

Guarda las pólizas y los documentos de reclamaciones en el archivo de la propiedad. Si ingresas la fecha de vencimiento de una póliza, PropInspect puede mostrar un aviso en la aplicación 30 días antes; no envía correos electrónicos ni notificaciones push.

Licencias y permisos

Guarda copias de las autorizaciones y los registros de inspección que correspondan a la propiedad.

Cómo encaja PropInspect

Guarda los documentos emitidos en el archivo de la propiedad. Si corresponde, ingresa una fecha de vencimiento para ver un aviso en la aplicación 30 días antes.

Comunicaciones con inquilinos

Conserva los mensajes que expliquen una solicitud, aviso, autorización o acuerdo.

Cómo encaja PropInspect

Conserva la conversación original en el servicio de correo o mensajería donde tuvo lugar. Si te resulta útil guardar una copia como archivo, guárdala en el archivo de la propiedad; PropInspect no es un servicio de mensajería para inquilinos.

Preguntas frecuentes

¿Qué registros debe conservar un arrendador?

Un expediente práctico de la propiedad puede incluir documentos del arrendamiento, registros del depósito, documentos sobre el estado y mantenimiento, comprobantes financieros, pólizas de seguro, licencias y permisos, y comunicaciones importantes con los inquilinos. Esta lista no constituye un requisito legal universal.

¿Durante cuánto tiempo debe conservar un arrendador los registros de una propiedad en alquiler?

No existe un único plazo de conservación para todos los documentos. Según la orientación del IRS, el plazo depende de la operación, el gasto o el hecho que respalde el registro; los documentos fiscales relacionados con una propiedad podrían ser necesarios hasta que venza el plazo de prescripción correspondiente al año en que se venda o disponga de ella. Las reglas estatales sobre depósitos y otros temas pueden establecer requisitos distintos; consulta las fuentes aplicables antes de desechar documentos.

¿PropInspect lleva el control de los alquileres cobrados y los gastos del alquiler?

No. Usa tu sistema de contabilidad para llevar los registros de alquileres y gastos y preparar impuestos. PropInspect puede guardar recibos y facturas de respaldo en el archivo Records & Documents de la propiedad y crear informes de inspección sobre su estado.

¿PropInspect puede avisarme antes de que venza un documento?

Puedes ingresar una fecha de vencimiento para un documento guardado. PropInspect muestra un aviso en la aplicación 30 días antes de esa fecha; no envía correos electrónicos ni notificaciones push.

Fuentes y orientación oficial

Las fuentes del IRS que aparecen a continuación respaldan las notas sobre registros fiscales federales. Consulta las guías estatales anteriores para conocer las reglas sobre depósitos; cada guía enlaza con sus fuentes legales oficiales.

Solo contiene información general; no es asesoría legal, fiscal ni de seguros. Esta lista no establece un plazo de conservación ni sustituye los requisitos estatales, locales, del contrato, de un programa o de un profesional. Verifica las reglas aplicables a cada alquiler antes de actuar o desechar documentos.