Inspección de entrada: guía habitación por habitación

Cuándo hacer la inspección de entrada

Hazla cuando la unidad ya esté limpia y se hayan terminado las reparaciones de preparación para el próximo inquilino, y antes de que el inquilino meta una sola caja. Una vez que los muebles están en su lugar, no puedes ver la alfombra debajo del sofá ni la pared detrás de la cómoda, y un rayón que aparezca después podría haberse hecho el día de la mudanza.

El mejor momento es el día de la entrega de llaves, con ambos presentes. Si no es posible, inspecciona lo más cerca posible de la entrega e indica en el informe cuándo se hizo. Un registro hecho dos semanas antes de la mudanza deja margen para alegar que algo cambió en ese tiempo.

Algunos estados fijan sus propios plazos. Virginia, por ejemplo, le da al propietario cinco días desde el inicio de la ocupación para entregar un informe escrito de los daños existentes a la entrada, y Massachusetts fija un plazo de diez días para su declaración de estado (Statement of Condition). Si tu estado tiene una regla así, la inspección tiene que hacerse dentro de ese plazo.

Quién debería estar presente

Si es posible, haz el recorrido junto con el inquilino. El inquilino nota cosas que tú ya dejaste de ver, como la puerta corrediza que se atasca o la mancha que cubriste con pintura el año pasado y que se vuelve a notar, y lo que ambos revisaron ese día es difícil de discutir después.

Si el inquilino no puede asistir, haz la inspección tú solo y envíale el informe ese mismo día con una nota breve en la que le pidas que, en unos pocos días, te avise de cualquier cosa que se te haya pasado. Agrega lo que te informe como una adición fechada, en lugar de modificar discretamente el original.

Si administras la propiedad para un dueño, lo ideal es que la persona que inspecciona a la entrada sea la misma que inspecciona a la salida. Si eso no se puede garantizar, escribe notas que otra persona pueda seguir sin tener que preguntarte.

Qué llevar

• Un teléfono cargado y con bastante espacio libre, y una batería externa si la casa es grande
• Una linterna para revisar debajo de los fregaderos y lavabos, dentro de los clósets y el compartimento del calentador de agua
• Un probador de enchufes, que cuesta unos pocos dólares en una ferretería, para revisar cada enchufe en lugar de adivinar
• Las llaves, los llaveros electrónicos, los controles remotos y los controles del garaje que vas a entregar, para dejar constancia de cuántos son en el registro
• Una lista de las habitaciones en el orden en que las vas a recorrer, para que la inspección de salida siga la misma ruta

Asegúrate de que los servicios estén conectados. No puedes probar la estufa, la calefacción ni el agua caliente en una unidad sin gas o sin electricidad, y un electrodoméstico sin probar es una discusión en potencia.

Qué revisar, habitación por habitación

Sigue siempre el mismo orden: empieza en la puerta de entrada, avanza por cada habitación en el sentido de las agujas del reloj y mira el techo, luego las paredes, luego el piso y luego los accesorios. Un patrón fijo es lo que evita que te saltes el clóset que siempre te saltas.

Entrada, sala y comedor

Revisa la puerta principal, el cerrojo, la mirilla y los burletes. Busca en paredes y techos agujeros de clavos, parches y manchas de agua, y en los pisos rayones, daños causados por mascotas, separaciones entre las tablas y manchas en la alfombra. Abre cada ventana y ciérrala con seguro, revisa los mosquiteros y las persianas, prueba cada interruptor de luz y cada enchufe, y presiona el botón de prueba de todas las alarmas de humo y de monóxido de carbono.

Cocina

Enciende cada quemador y el horno. Abre el refrigerador y el congelador y comprueba que estén fríos. Pon el ciclo de enjuague del lavavajillas y el triturador de residuos, y usa la linterna debajo del fregadero para buscar goteos, bases de gabinete hinchadas o manchas de agua antiguas. Fotografía las desportilladuras de la encimera, las quemaduras y el interior del horno, porque "el horno ya estaba sucio" es una de las discusiones más comunes a la salida.

Baños

Descarga cada inodoro y observa cómo se vuelve a llenar, abre el agua caliente en cada grifo y revisa el sellador alrededor de la bañera y la lechada en busca de moho o separaciones. Enciende el extractor y presiona el piso alrededor de la base del inodoro para detectar zonas blandas. Registra las baldosas agrietadas y las bañeras desportilladas aunque sean antiguas: si no están en el registro de entrada, a la salida parecen nuevas.

Dormitorios y clósets

Comprueba que las puertas de los clósets corran bien por sus rieles, que los estantes y las barras estén firmes y que las ventanas cierren con seguro. Mira la alfombra en las esquinas y junto a las puertas, donde el desgaste se nota primero. Los dormitorios son donde se acumulan los pequeños agujeros de clavos y las marcas de cinta, así que fotografía las paredes aunque se vean bien.

Sistemas, seguridad y exterior

Pon en marcha la calefacción y el aire acondicionado, anota la temperatura del termostato y el estado del filtro, y revisa en el calentador de agua la etiqueta con su antigüedad y si hay óxido en la base. Fotografía cada medidor de servicios para que las lecturas queden registradas. Afuera, revisa el jardín, las cercas, las canaletas visibles, la puerta del garaje, el espacio de estacionamiento y cualquier bodega incluida en el contrato.

Cómo fotografiar el estado de entrada

Las fotos ganan las disputas por el depósito cuando alguien que nunca ha visto la unidad puede entender lo que muestran. Algunos hábitos marcan la diferencia:

• Primero toma una foto amplia de cada pared desde la esquina opuesta y luego primeros planos de todo lo que valga la pena anotar. La foto amplia muestra dónde está el primer plano.
• Fotografía de frente y con buena luz. Abre las persianas y enciende todas las luces; usa el flash solo dentro de gabinetes oscuros.
• Pon algo junto a los daños pequeños como referencia de tamaño: una moneda, una llave o una cinta métrica extendida sobre un rayón.
• Fotografía lo que está bien, no solo lo que está mal. Una alfombra limpia en las fotos de entrada es la prueba de que una mancha a la salida es nueva.
• Graba un video corto recorriendo cada habitación. Un video es más difícil de refutar que un solo ángulo y capta cosas que no se te ocurrió fotografiar.
• No apliques filtros ni edites las imágenes. Una foto editada invita a preguntarse qué más se cambió.

Un apartamento de dos dormitorios puede necesitar fácilmente más de 100 fotos. No es exagerado: es la diferencia entre un registro y unas cuantas fotos sueltas.

Escribe notas que sigan teniendo sentido dentro de un año

"Alfombra: regular" no le dice nada a nadie a la salida. Una nota útil dice qué, dónde y de qué tamaño: "Alfombra del dormitorio 2: mancha de cloro de 4 pulgadas, a 2 pies de la puerta, a la izquierda." Mantén cada nota junto a la foto que describe.

Usa siempre las mismas pocas palabras para describir el estado, como nuevo, bueno, desgastado y dañado, y úsalas de forma coherente. Si algo es viejo pero funciona, dilo. La antigüedad de una alfombra o de una capa de pintura importa más adelante, cuando tengas que determinar qué se considera desgaste normal.

Mantén el registro separado de la lista de pendientes. Algunos hallazgos son solo información (una encimera descolorida), otros hay que repararlos antes o poco después de que el inquilino se mude (un grifo que gotea) y otros son daños existentes que no se le deben cobrar al inquilino (una baldosa agrietada). Etiqueta cada uno para que nadie confunda después un problema conocido con uno nuevo.

Fecha el registro y compártelo el mismo día

Un registro solo sirve si puedes demostrar cuándo se hizo. Termina el informe el día de la inspección, asegúrate de que lleve esa fecha y envíale una copia al inquilino ese mismo día por correo electrónico o mensaje de texto. El mensaje es una prueba independiente de cuándo tenían ambos el informe.

Invita al inquilino a responder dentro de un número determinado de días con cualquier cosa que crea que falta, y guarda su respuesta junto con el informe. No sobrescribas lo que registraste ese día: un registro que cambia después de los hechos pierde fuerza para ambas partes.

Conserva el informe durante todo el arrendamiento y por un tiempo después de que termine, porque las disputas por el depósito y los casos en el tribunal de reclamos menores suelen surgir semanas después. Nuestra guía sobre la conservación de registros de alquiler explica cuánto tiempo suelen guardar los propietarios los registros de inspección.

Errores comunes en la inspección de entrada

• Inspeccionar cuando el inquilino ya empezó a mudarse y los muebles tapan pisos y paredes
• Fotografiar solo los daños, de modo que no queda prueba de que todo lo demás estaba en buen estado
• Escribir "buen estado" para toda una habitación en lugar de describir cada superficie
• Omitir el interior de los electrodomésticos, los gabinetes y los clósets
• No probar nada: una estufa que se ve bien pero tiene un quemador que no funciona se convierte en una discusión a la salida
• Guardar el informe en un solo teléfono y nunca enviarle una copia al inquilino
• Usar otros nombres de habitaciones u otra ruta a la salida, lo que hace lenta la comparación

Normas de depósitos según el estado

Las reglas sobre depósitos las fija cada estado: cuánto puedes cobrar, en cuánto tiempo hay que devolverlo y si se exige o no una lista de verificación de entrada por escrito. Washington, por ejemplo, exige una lista de verificación de entrada firmada antes de poder cobrar cualquier depósito. Nuestras guías de leyes estatales sobre depósitos de seguridad resumen las reglas de cada estado con citas de la ley, así que lee la que corresponde a tu propiedad antes de la inspección.

Cómo hacer la inspección de entrada con PropInspect

PropInspect es una app para el navegador pensada para este recorrido. Escribe la dirección y las habitaciones se crean solas. En cada habitación tomas fotos, grabas clips de hasta 60 segundos y agregas notas etiquetadas como Información, Reparación o Daño, que corresponden a los tres tipos de hallazgo descritos arriba. Si se cae la señal en un sótano o en un edificio nuevo, la captura sigue funcionando y sincronizas con un toque.

Al terminar, cada habitación, foto y nota queda en un solo informe. Envíale al inquilino un enlace de solo lectura que se abre sin cuenta, o un PDF.

Mira cómo funciona y abre un informe de ejemplo

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