Inspección de salida: cómo documentar las deducciones de forma justa

Cuándo: después de recibir las llaves y antes de que llegue el personal de limpieza

Inspecciona en cuanto el inquilino haya devuelto las llaves y retirado sus pertenencias, y antes de que empiece a trabajar cualquier persona de limpieza, pintor o contratista. Una vez que empiezan los trabajos, solo puedes mostrar el estado después del paso de tu propio equipo, no el estado en que lo dejó el inquilino.

Empieza pronto, porque el plazo del depósito ya está corriendo. Los plazos de devolución varían mucho según el estado: suelen estar entre 14 y 60 días después de que se va el inquilino, y algunos estados no fijan un plazo único. Nueva York, por ejemplo, da 14 días, mientras que Maryland y Virginia dan 45. La inspección, los presupuestos de reparación y la lista de deducciones por escrito tienen que caber en el plazo que aplique a tu propiedad.

Algunos estados también les dan a los inquilinos derecho a una inspección antes de irse. En California, el inquilino puede pedir una inspección inicial unas dos semanas antes de mudarse, para poder arreglar lo que le señales. Donde nada lo exige, igual vale la pena ofrecerla: los problemas que arregla el inquilino son problemas que tú no tienes que cotizar ni defender.

Si el inquilino quiere estar presente en la inspección final, déjalo. En algunos estados, como Virginia y Maryland, los inquilinos tienen derecho a estar presentes si lo piden a tiempo.

Compara con el registro de entrada, habitación por habitación

Abre el informe de entrada antes de empezar y sigue la misma ruta en el mismo orden. En cada habitación, mira la foto de entrada de cada pared y de cada piso, y toma la foto equivalente desde el mismo lugar. Los pares de fotos hacen que una deducción se explique sola: quien la lee ve el antes y el después lado a lado y no necesita tu opinión.

Clasifica lo que encuentres en tres tipos: sin cambios (basta con la foto), con cambios pero dentro del desgaste normal (anótalo, sin deducción) y dañado o faltante (anótalo, mídelo, fotografíalo de cerca y márcalo). Trata la limpieza por separado. Un horno sucio no es un daño, pero muchos estados permiten que el propietario descuente costos razonables de limpieza para devolver la unidad al nivel de limpieza que tenía a la entrada.

Cuenta todo lo que se entregó: llaves, llaveros electrónicos, controles del garaje, permisos de estacionamiento, mosquiteros y cualquier mueble que figure en el contrato.

Desgaste normal frente a daños

Casi todos los estados prohíben deducir por desgaste normal, y casi todas las disputas por el depósito giran en torno a dónde termina ese desgaste. Una prueba útil: el desgaste viene del paso del tiempo y del uso cotidiano, mientras que el daño viene de un accidente, de un descuido o de un mal uso. Algunos ejemplos típicos:

• Una alfombra gastada en las zonas de paso es desgaste; las quemaduras, las manchas de orina de mascotas o las roturas son daños.
• La pintura descolorida o con roces leves es desgaste; las marcas de crayón, los raspones profundos o un color no autorizado son daños.
• Unos pocos agujeros pequeños de clavos para colgar cuadros suelen ser desgaste; decenas de anclajes en la pared o los agujeros de un soporte de TV son daños.
• Una manija de puerta floja después de años de uso es desgaste; una puerta abierta a patadas o una llave rota dentro de la cerradura son daños.
• Una ligera decoloración en la lechada es desgaste; el moho por no usar nunca el extractor del baño puede ser un daño, según la causa.
• Las persianas descoloridas por el sol son desgaste; las láminas dobladas o rotas son daños.

La antigüedad del objeto también importa. Una alfombra que ya tenía ocho años a la entrada conserva poco valor, así que incluso un daño real puede justificar solo una deducción pequeña. Por eso un buen registro de entrada anota la antigüedad y el estado de los acabados principales.

Cómo fijar un monto justo para cada deducción

Cobra lo que realmente cuesta reparar el daño, no lo que cuesta mejorar. Guarda una factura, un recibo o un presupuesto por escrito para cada concepto, archivado junto con su foto. Si haces el trabajo tú mismo, registra tus horas y materiales; algunos estados exigen que la lista detallada de deducciones muestre cómo se calculó cada monto.

Ten en cuenta la vida útil que le queda al objeto. La pintura, las alfombras y los electrodomésticos se desgastan en un número conocido de años, y los tribunales suelen preguntar cuánta vida útil les quedaba. Cobrarle al inquilino una alfombra nueva para reemplazar una que de todos modos ya tocaba cambiar es una de las formas más comunes en que una deducción termina reducida en el tribunal de reclamos menores.

No cobres dos veces por lo mismo. Si descuentas por volver a pintar una pared, el resanado de los agujeros de esa pared va en la misma línea, no en una aparte.

Cómo redactar la lista detallada de deducciones

La mayoría de los estados exigen una lista detallada de deducciones por escrito, enviada antes de un plazo junto con la parte del depósito que corresponda devolver. Redacta cada línea de modo que se entienda por sí sola: la habitación, qué se dañó, qué hiciste al respecto y el monto. "Sala: dos agujeros de 3 pulgadas detrás de la puerta por falta de tope; se resanó y se volvió a pintar la pared; $140, factura adjunta" es difícil de discutir. "Reparación de pared: $300" invita a una disputa.

Incluye la evidencia o un enlace a ella. Un informe de salida con las fotos de entrada equivalentes permite que el inquilino revise cada línea por su cuenta, lo que resuelve la mayoría de los desacuerdos antes de que se vuelvan formales. Envíalo de una forma que deje un registro fechado, como el correo electrónico, y guarda una copia.

Si el inquilino no dejó una dirección de reenvío, envía la lista de deducciones a la última dirección que tengas y también por correo electrónico, y guarda una prueba de cuándo lo enviaste. Una lista enviada a tiempo al lugar equivocado sigue siendo mejor que uno enviado tarde.

Pertenencias que deja el inquilino

Si el inquilino deja muebles u otras pertenencias, fotografíalos donde están antes de mover nada. Revisa las reglas de tu estado sobre bienes abandonados antes de tirar cualquier cosa; muchos estados exigen primero un aviso por escrito y un período de espera. El costo de retirarlos y desecharlos a menudo se puede descontar, pero solo si está documentado y es razonable.

Cuando el inquilino no está de acuerdo

La mayoría de las disputas se resuelven con evidencia, no con argumentos. Si un inquilino impugna una deducción, vuelve a enviarle las fotos del antes y el después de ese concepto y la factura. Si no puedes presentar una foto de entrada que muestre el objeto en mejor estado, piensa bien si la deducción se sostendría ante un juez; en muchos estados, le corresponde al propietario demostrar que retuvo el depósito correctamente.

Retener el depósito de mala fe sale caro. Varios estados permiten que un tribunal otorgue dos o tres veces el monto retenido indebidamente, más los honorarios de abogados, y Texas presume mala fe cuando la devolución o la lista detallada llega con más de 30 días de retraso. Llegar tarde o ser impreciso puede costar más de lo que valía la deducción.

Lista de verificación para la inspección de salida

• Llaves, llaveros electrónicos, controles y permisos devueltos y contados
• Cada pared y cada techo: agujeros, anclajes, manchas y pintura que no coincide
• Pisos: quemaduras, manchas de mascotas, rayones profundos y daños por agua cerca del lavavajillas y de los inodoros
• Cocina: interior del horno, el refrigerador, el congelador y el lavavajillas; puertas y bisagras de los gabinetes; fugas debajo del fregadero
• Baños: piezas agrietadas, sellador deteriorado, moho y si el extractor funciona
• Ventanas, mosquiteros y persianas presentes y en buen estado
• Alarmas de humo y de monóxido de carbono presentes y funcionando
• Pertenencias o basura que quedaron, adentro y afuera
• Lecturas finales de los medidores, fotografiadas
• Una foto de entrada equivalente para cada concepto que pienses descontar

Normas de depósitos según el estado

Los plazos de devolución, las reglas sobre deducciones y las sanciones por no cumplirlas varían mucho de un estado a otro. Nuestras guías de leyes estatales sobre depósitos de seguridad explican el plazo de cada estado y sus reglas para detallar las deducciones, con citas de la ley. Lee la que corresponde a tu propiedad antes de enviar la lista de deducciones.

Cómo hacer la inspección de salida con PropInspect

Usa en PropInspect la misma propiedad a la salida que usaste a la entrada, para que las habitaciones aparezcan con los mismos nombres y en el mismo orden. Fotografía cada habitación, graba un clip de hasta 60 segundos cuando una foto fija no muestre el problema y etiqueta cada nota como Información, Reparación o Daño, para que las deducciones sean fáciles de identificar en el informe.

PropInspect todavía no genera una comparación lado a lado por ti, así que mantén el informe de entrada abierto en otra pestaña y empareja las fotos tú mismo. Cuando termines, envíale al inquilino el enlace de solo lectura o un PDF junto con tu lista detallada de deducciones. El enlace se abre sin cuenta.

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