PropInspect
¿Cuánto tiempo debes conservar los registros de una propiedad de alquiler?
No existe un plazo federal único para todos los archivos de un arrendador. Los comprobantes fiscales, los documentos de costo fiscal del inmueble, las nóminas, las declaraciones sobre plomo y los archivos de inquilinos pueden estar sujetos a reglas distintas.
Respuesta breve: conserva la mayoría de los comprobantes fiscales por al menos 3 años, con excepciones importantes; guarda los documentos de compra, mejoras y depreciación hasta que venza el plazo fiscal aplicable al año de una venta sujeta a impuestos; conserva los registros de impuestos sobre el empleo por al menos 4 años; y guarda las declaraciones sobre plomo cubiertas por al menos 3 años desde el inicio del arrendamiento. Los archivos de inquilinos y de operaciones requieren un calendario específico según el estado, el programa y la situación.
Última revisión:
Plazos para conservar registros de alquiler
El plazo de una fila no se aplica automáticamente a las demás. Identifica la regla y el hecho aplicables a cada documento.
| Tipo de registro | Plazo de conservación | Información importante |
|---|---|---|
| Declaraciones de impuestos, ingresos por alquiler y comprobantes de gastos | Por lo general, al menos 3 años desde la presentación | El IRS suele aplicar un plazo de 3 años para determinar impuestos. Conserva los registros durante 6 años si omites más del 25 % de los ingresos brutos declarados, e indefinidamente si no presentas una declaración válida o presentas una declaración fraudulenta. Algunas solicitudes de reembolso tienen reglas especiales. Fuentes oficiales: IRS — ¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?; Tema tributario 305 del IRS — Conservación de registros |
| Compra, mejoras y depreciación | Mientras seas propietario y, después, hasta que venza el plazo fiscal del año de disposición sujeta a impuestos | Guarda los documentos de compra y cierre, los costos de mejoras de capital, los cuadros de depreciación y los documentos de venta. El IRS indica que podrías necesitar los registros del inmueble para calcular la depreciación y la ganancia o pérdida al disponer de él. Un recibo de reparación puede respaldar un gasto; un documento de mejora puede afectar el costo fiscal. Fuentes oficiales: IRS — ¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?; Publicación 527 del IRS — Inmuebles residenciales en alquiler |
| Registros de impuestos sobre el empleo, si tienes empleados | Al menos 4 años después del vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra más tarde | Esta es una regla federal independiente para los registros de impuestos sobre el empleo, como nóminas, depósitos de impuestos, declaraciones presentadas y documentos que respaldan créditos. No es un plazo general para todos los contratistas ni para todos los documentos del inmueble. Fuentes oficiales: IRS — Conservación de registros de impuestos sobre el empleo |
| Registros de divulgación sobre plomo para arrendamientos cubiertos de viviendas anteriores a 1978 | Al menos 3 años desde el inicio del arrendamiento | Para las viviendas cubiertas, el arrendador y su agente deben conservar el anexo de divulgación completado o el contrato que contenga la información requerida. Consulta el alcance y las excepciones de la regla; este plazo no se aplica a todos los registros relacionados con el plomo. Fuentes oficiales: eCFR — 40 CFR § 745.113(c)(1), registros de divulgación sobre plomo; EPA de EE. UU. — Divulgaciones inmobiliarias sobre posibles riesgos del plomo |
| Contratos, depósitos, solicitudes, avisos, inspecciones y reparaciones | No existe un plazo federal único de conservación | Las leyes estatales y locales, el contrato, los requisitos de programas de vivienda, los asuntos de seguros y posibles disputas pueden afectar estos archivos. Conserva los registros durante el arrendamiento y establece por escrito cuánto tiempo guardarlos después. Antes de eliminar registros de depósitos o inquilinos, consulta las reglas del lugar donde está el inmueble. |
| Registros del programa Housing Choice Voucher | La regla de 3 años de 24 CFR § 982.158 corresponde a la PHA | Ese reglamento exige que la agencia de vivienda pública (PHA) conserve determinados registros, incluidos el contrato de arrendamiento, el contrato HAP y la solicitud familiar durante un arrendamiento asistido y por al menos 3 años después. No establece un plazo universal para propietarios privados; sigue las instrucciones de tu contrato HAP y de la PHA administradora. Fuentes oficiales: eCFR — 24 CFR § 982.158, cuentas y registros del programa |
Un calendario práctico de conservación
1. Separa los registros según su finalidad
Identifica por separado los comprobantes fiscales, los registros del costo fiscal del inmueble, las nóminas, las declaraciones sobre plomo, los archivos de inquilinos y los registros del programa. No apliques un plazo fiscal corto a un documento que también respalda el costo fiscal del inmueble o una reclamación abierta.
2. Anota el hecho que inicia el plazo
Según la regla, la fecha relevante puede ser la presentación de una declaración, el vencimiento o pago de un impuesto, el inicio de un contrato o la venta de un inmueble. Anota la fecha inicial en el calendario de conservación del archivo.
3. Revisa otros requisitos antes de eliminar
Revisa las reglas estatales y locales, las condiciones del contrato, las instrucciones del programa, los asuntos de seguros y las solicitudes o disputas pendientes. Un plazo del IRS no es una fecha límite general para los registros de inquilinos ni de operaciones.
4. Suspende la eliminación rutinaria si hay un asunto pendiente
No destruyas registros que puedan relacionarse con una auditoría, investigación, reclamación de seguro, requerimiento o disputa pendiente o razonablemente prevista, hasta que el asunto se resuelva y se levante la suspensión.
5. Elimina los archivos vencidos de forma segura
Cuando hayan vencido todos los plazos aplicables y no exista una suspensión ni otro requisito, utiliza un proceso uniforme y seguro para eliminar copias impresas y electrónicas.
Guarda una copia del calendario aplicable a cada inmueble. Si no sabes si un documento es un registro fiscal, de costo fiscal o de inquilinos, consulta con un profesional de impuestos o de derecho antes de destruirlo.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio conservar todos los registros de alquiler durante 7 años?
No. Siete años no es una regla federal universal para los archivos de arrendadores. Los plazos del IRS dependen del tipo de registro y de la situación: el plazo general para determinar el impuesto sobre la renta suele ser de 3 años, algunas circunstancias lo amplían y los registros del inmueble pueden tener que conservarse hasta que venza el plazo del año de disposición.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros después de vender un inmueble de alquiler?
Conserva los documentos que respaldan el costo fiscal, la depreciación y la venta hasta que venza el plazo tributario del año de la disposición sujeta a impuestos. La fecha exacta depende de la declaración y de las excepciones aplicables.
¿Puedo eliminar el contrato y el archivo del depósito de un inquilino después de 3 años?
No automáticamente. El plazo fiscal general del IRS y el requisito de 3 años de la EPA para divulgaciones sobre plomo se aplican a registros específicos, no a todos los archivos de inquilinos. Revisa las reglas estatales y locales, las condiciones del programa de vivienda y cualquier reclamación o disputa pendiente. Los requisitos sobre depósitos varían según el estado.
¿Cuánto tiempo debo conservar las divulgaciones sobre pintura con plomo?
Para un contrato cubierto, el arrendador y su agente deben conservar el anexo de divulgación completado o el contrato con la información requerida por al menos 3 años desde el inicio del arrendamiento. Consulta 40 CFR § 745.113(c)(1) para conocer el requisito y su alcance exactos.
¿La regla federal de 3 años para registros de vales se aplica a los arrendadores?
La regla de registros de 24 CFR § 982.158 se dirige a la agencia de vivienda pública (PHA), no establece un calendario universal para propietarios privados. Para los registros del propietario, sigue el contrato HAP aplicable y las instrucciones de la PHA administradora.
¿Cuándo comienza el plazo general de 3 años del IRS?
Para determinar el impuesto sobre la renta, el plazo generalmente se cuenta desde la presentación de la declaración. Las declaraciones presentadas antes del vencimiento suelen considerarse presentadas en la fecha límite. Otras reglas pueden ampliar el plazo; consulta las pautas del IRS para tu situación.
Fuentes y orientación oficial
Estas fuentes oficiales respaldan los plazos federales descritos. Los requisitos estatales y locales para archivos de inquilinos, depósitos y reclamaciones pueden ser distintos.
- IRS — ¿Cuánto tiempo debo conservar los registros? — Plazos federales vigentes para conservar registros fiscales, excepciones y reglas para documentos relacionados con inmuebles.
- Tema tributario 305 del IRS — Conservación de registros — Resume los plazos de prescripción tributaria y las reglas para registros de inmuebles e impuestos sobre el empleo.
- Publicación 527 del IRS — Inmuebles residenciales en alquiler — Explica los ingresos y gastos de alquiler, las reparaciones, mejoras, depreciación y el costo fiscal del inmueble.
- IRS — Conservación de registros de impuestos sobre el empleo — Enumera los registros de impuestos sobre el empleo y el plazo mínimo federal de conservación.
- eCFR — 40 CFR § 745.113(c)(1), registros de divulgación sobre plomo — Establece un plazo mínimo de 3 años para conservar determinados registros de divulgación del arrendador y su agente.
- EPA de EE. UU. — Divulgaciones inmobiliarias sobre posibles riesgos del plomo — Explica la regla de divulgación para la mayoría de las viviendas construidas antes de 1978 y el requisito de conservación de registros.
- eCFR — 24 CFR § 982.158, cuentas y registros del programa — Especifica las obligaciones de conservación de registros de las agencias de vivienda pública que administran el programa Housing Choice Voucher.
Guarda los registros junto con la propiedad
La lista de conservación para arrendadores incluye contratos, depósitos, inspecciones, reparaciones, finanzas, seguros, permisos y comunicaciones.
Ver la lista de conservación de registros para arrendadores