PropInspect

房东应保存哪些记录？

为每项出租物业建立清晰的档案。使用这份实用清单整理租赁、押金、屋况、财务、保险、许可证及沟通记录。

这是一份用于整理文件的清单，并非普遍适用的法定文件清单或保存期限表。相关要求可能取决于物业所在地、租约及适用的计划。

最后审阅:

租赁记录

保存载有租赁条款，以及入住或交还物业时屋况的文件。

PropInspect 如何协助

将租约及书面通知存放在物业的「Records & Documents」文件库。入住或退租时进行检查，并以相片、视频及备注制作逐房屋况报告。

Security-deposit records

清楚记录押金从收取到退还或以其他方式处理的整个过程。

查找出租物业所在州的指南

PropInspect 如何协助

将押金收据、结单及支持文件存放在物业文件库，并使用检查报告作为附有日期的屋况证据。各州押金规则不同；依据任何期限或指定表格行事前，请先查阅物业所在地的指南。

屋况及维修记录

按地址及日期整理屋况记录和物业工程文件，并一并保存。

PropInspect 如何协助

透过检查以相片、视频及备注记录物业状况。将维修发票、保养文件及其他档案存放在物业的「Records & Documents」文件库。

相关来源: IRS 刊物 527 — 住宅出租物业

财务及税务支持记录

保存支持租金收入、开支及物业成本的原始文件。

PropInspect 如何协助

请在簿记系统中记录租金及开支。PropInspect 并非会计或报税软件，但你可将相关收据及发票存放在物业文件库。

相关来源: IRS — 企业记录保存; IRS 刊物 527 — 住宅出租物业; IRS 第 583 号刊物 — 开办业务及保存记录

保险记录

保存保单文件，以及索偿期间建立或收到的文件。

PropInspect 如何协助

将保单及索偿文件存放在物业文件库。若输入保单到期日，PropInspect 可在到期前 30 日显示应用程式内提示；但不会发送电邮或推播通知。

牌照及许可证

保存适用于该物业的批准文件及检查记录副本。

PropInspect 如何协助

将已签发的文件存放在物业文件库。如文件有到期日，可输入日期，以便在到期前 30 日查看应用程式内提示。

租客沟通记录

保存能说明要求、通知、批准或协议内容的讯息。

PropInspect 如何协助

请在原本使用的电邮或讯息服务中保留对话。如有需要，可将副本存入物业文件库；PropInspect 并非租客讯息服务。

常见问题

房东应保存哪些记录？

实用的物业档案可包括租赁文件、押金记录、屋况及维修记录、财务凭证、保险文件、牌照及许可证，以及重要的租客沟通记录。本清单并非普遍适用的法定要求。

房东应保存出租物业记录多久？

并非所有文件都适用同一保存期限。IRS 指引指出，期限取决于记录所支持的交易、开支或事件；与物业相关的税务记录，可能需要保存至物业出售或处置年度的追诉时效届满。各州的押金及其他规则或另有要求，销毁记录前请查阅适用来源。

PropInspect 会否记录租金收入及出租开支？

不会。请使用簿记系统记录租金及开支，并准备税务申报。PropInspect 可将支持文件的收据及发票存放在物业的「Records & Documents」文件库，并建立物业检查屋况报告。

PropInspect 能否在文件到期前提醒我？

你可为已存放的记录输入到期日。PropInspect 会在到期前 30 日显示应用程式内提示；不会发送电邮或推播通知。

资料来源及官方指引

以下 IRS 资料支持有关联邦税务记录保存的说明。各州押金规则请参阅上方的州指南；每份指南均连结至相关官方法律来源。

仅供一般参考，并非法律、税务或保险建议。本清单不订定文件保存期限，也不取代州、市、租约、计划或专业人士的要求。采取行动或销毁记录前，请先核实适用于每项出租物业的规则。