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出租物业记录应保存多久？
联邦并没有适用于所有房东档案的单一保存期限。税务凭证、物业成本基础记录、薪资记录、含铅涂料披露文件及租户档案可能适用不同规则。
简要答案：大部分税务凭证至少保存 3 年，但有重要例外；购买、改良及折旧记录应保存至应课税出售年度的税务期限届满；雇佣税记录至少保存 4 年；而受规管的含铅涂料披露记录，应自租赁期开始起保存至少 3 年。租户及营运档案则需要按州份、计划及个别情况制定保存期限。
最后审阅:
出租物业记录保存期限
某一列的期限不会自动适用于其他列。请按每份文件的适用规则及相关事件判断期限。
| 记录类型 | 保存期限 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 报税表、租金收入及开支凭证 | 一般至少自申报日起保存 3 年 | IRS 一般采用 3 年的评税期限。如果漏报的收入超过报税表所列总收入的 25%，记录应保存 6 年；如未提交有效报税表或提交欺诈报税表，则应无限期保存。部分退税申请另有特别规则。 |
| 购买、改良及折旧记录 | 持有物业期间，以及其后直至应课税处置年度的税务期限届满 | 保存购买及交割文件、资本改良费用、折旧表及出售记录。IRS 指出，物业记录可能用于计算折旧，以及在处置物业时计算收益或损失。维修收据可能用作开支凭证；改良记录则可能影响成本基础。 |
| 如有雇员，保存雇佣税记录 | 至少保存至税款到期或缴付（以较迟者为准）后 4 年 | 这是适用于雇佣税记录的独立联邦规则，例如薪资、税款存款、已提交报税表及抵免额证明记录。这并非适用于所有承包商或物业文件的一般保存期限。 官方来源: IRS — 雇佣税记录保存 |
| 适用于受规管的 1978 年前住宅租约的含铅涂料披露记录 | 自租赁期开始起至少保存 3 年 | 对于受规管的住宅，出租人及代理人必须保存已填妥的披露附件或载有规定资料的租约。请查阅规则以确认其适用范围及例外；这并非所有含铅涂料相关记录的保存期限。 官方来源: eCFR — 40 CFR § 745.113(c)(1)，含铅涂料披露记录; 美国环保署 — 潜在含铅危害的房地产披露 |
| 租约、按金、申请、通知、检查及维修记录 | 联邦没有单一保存期限 | 州及地方政府法律、租约、住房计划要求、保险事项及潜在争议都可能影响这些档案。租赁期间应保存相关记录，并为租期结束后的保存期限制定书面计划。删除按金或租户记录前，请先查阅物业所在地的规定。 |
| 住房选择券计划记录 | 24 CFR § 982.158 的 3 年规则适用于 PHA | 该规例要求公共房屋机构（PHA）在受资助租约期间及其后至少 3 年保存指定记录，包括租约、住房补助付款（HAP）合约及家庭申请。它并未为私人业主订立统一保存期限；请遵从你的 HAP 合约及管理 PHA 的指示。 |
实用的保存期限计划
1. 按用途分类记录
分开标示税务凭证、物业成本基础记录、薪资、含铅涂料披露文件、租户档案及计划记录。若文件同时用作物业成本基础或未结索偿的证明，切勿只套用较短的税务保存期限。
2. 记下期限开始计算的事件
视乎适用规则，相关日期可能是提交报税表、税款到期或缴付、租约开始，或出售物业之日。请在档案保存计划中记下期限起算日期。
3. 删除前检查其他要求
检查州及地方规定、租约条款、计划指示、保险事项，以及未解决的要求或争议。IRS 的保存期限并非租户或营运记录的通用期限。
4. 有未结事项时暂停例行删除
如记录可能涉及审计、调查、保险索偿、索求，或正在进行或可合理预期的争议，在事项解决及解除保留指示前，不要销毁记录。
5. 安全处置已过保存期的档案
当所有适用保存期限均已届满，且没有保留指示或其他要求时，应以一致而安全的程序处置纸本及电子副本。
为每项物业保存一份适用期限表。如不确定某份文件属于税务记录、成本基础记录或租户档案，销毁前请咨询税务或法律专业人士。
常见问题
所有出租物业记录都必须保存 7 年吗？
不是。7 年并非房东档案通用的联邦规则。IRS 保存期限视乎记录类型及情况而定：一般所得税评税期限通常为 3 年，某些情况会延长期限，而物业记录可能需要保存至处置年度的期限届满。
出售出租物业后，记录应保存多久？
保存用以证明物业成本基础、折旧及出售情况的记录，直至应课税处置年度的税务期限届满。确切的截止日期视乎报税表及适用例外而定。
3 年后可以删除租户的租约及按金档案吗？
不能直接这样做。IRS 一般税务期限及 EPA 的 3 年含铅涂料披露要求只适用于指定记录，并非所有租户档案。请检查州及地方规定、住房计划条款，以及任何未解决的索偿或争议。各州的按金要求有所不同。
含铅涂料披露记录应保存多久？
对于受规管的租约，出租人及代理人必须自租赁期开始起，至少保存 3 年已填妥的披露附件或载有规定资料的租约。确切要求及范围请参阅 40 CFR § 745.113(c)(1)。
联邦住房券的 3 年记录规则适用于房东吗？
24 CFR § 982.158 的记录规则适用于公共房屋机构（PHA），并非私人业主通用的保存期限。业主记录应遵从适用的 HAP 合约及管理 PHA 的指示。
IRS 一般 3 年期限何时开始计算？
所得税评税期限一般由提交报税表之日起计。到期日前提交的报税表通常视作于到期日提交。其他规则可能延长期限，请按你的情况查阅 IRS 指引。
资料来源及官方指引
以下官方来源支持上述联邦保存期限。租户档案、按金及索偿的州及地方要求可能有所不同。
- IRS — 记录应保存多久？ — 现行联邦税务记录保存期限、例外情况，以及物业相关记录规则。
- IRS 税务主题 305 — 记录保存 — 概述报税表期限、物业记录及雇佣税记录。
- IRS 刊物 527 — 住宅出租物业 — 说明租金收入与开支、维修、改良、折旧及物业成本基础。
- IRS — 雇佣税记录保存 — 列出雇佣税记录及联邦最低保存期限。
- eCFR — 40 CFR § 745.113(c)(1)，含铅涂料披露记录 — 为指定的出租人及代理人披露记录订定至少 3 年的保存期限。
- 美国环保署 — 潜在含铅危害的房地产披露 — 说明适用于大多数 1978 年前建造住宅的披露规则及记录保存要求。
- eCFR — 24 CFR § 982.158，计划帐目及记录 — 列出管理住房选择券计划的公共房屋机构之记录保存责任。
将物业记录与物业一并保存
房东记录保存清单涵盖租约、按金、检查、维修、财务、保险、许可证及通讯记录。
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